Of je nou een samenwerking aangaat, een contract tekent of een offerte accepteert: als ondernemer krijg je regelmatig te maken met een wederpartij in de vorm van een rechtspersoon – een juridische entiteit zoals een BV of NV. Maar weet je zeker of degene met wie je onderhandelt ook daadwerkelijk bevoegd is om namens die rechtspersoon te handelen? Het antwoord op die vraag is belangrijk, want het kan grote gevolgen hebben voor jouw juridische positie.

In deze blog duiken we in de vertegenwoordigingsbevoegdheid, de rol van de notaris bij de statutaire inrichting daarvan én we geven je praktische tips om risico’s te vermijden.

Wat is vertegenwoordigingsbevoegdheid?
Vertegenwoordigingsbevoegdheid bepaalt wie namens een rechtspersoon (zoals een BV of NV) rechtsgeldig handelingen mag verrichten, zoals het sluiten van contracten. Bij een eenmanszaak is dat eenvoudig: de eigenaar is automatisch bevoegd. Maar bij rechtspersonen is dat complexer. Op grond van de wet zijn de bestuurders van de vennootschap bevoegd om de vennootschap te vertegenwoordigen. In de praktijk kunnen bestuurders vaak zelfstandig, of juist gezamenlijk, bevoegd zijn om namens de vennootschap op te treden. Van deze wettelijke regeling kan worden afgeweken in de statuten van de vennootschap.

De rol van de notaris: statuten en inschrijving
Bij de oprichting van een rechtspersoon – bijvoorbeeld een BV – stelt de notaris de statuten op. Daarin staat onder meer hoe de vertegenwoordigingsbevoegdheid is geregeld. Bijvoorbeeld:

of de vennootschap wordt vertegenwoordigd door één bestuurder of alleen door meerdere gezamenlijk, zodat medewerking van een medebestuurder vereist is
of bepaalde handelingen voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering vereisen;
of er personen (zogeheten procuratiehouders) zijn aangewezen die gemachtigd zijn om namens een bedrijf bepaalde rechtshandelingen te verrichten, zoals contracten tekenen of inkopen doen.

De notaris zorgt er vervolgens voor dat deze gegevens – samen met de bestuurdersgegevens en na juridische en administratieve controles – worden opgenomen in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Dat register is voor iedereen toegankelijk en vormt een belangrijk controlemiddel voor ondernemers die zaken doen met een rechtspersoon. 

Poortwachtersfunctie
Notarissen hebben een belangrijke poortwachtersfunctie bij het oprichten van bijvoorbeeld een BV. Om frauduleuze structuren te voorkomen (bijvoorbeeld katvangers), is het belangrijk om de intentie van partijen te achterhalen en na te gaan of de oprichter een duidelijk ondernemingsplan heeft. De notaris neemt verschillende stappen om de identiteit te verifiëren en om achter de intenties van cliënten te komen voor het oprichten van een BV, bijvoorbeeld:

identificeren van cliënten aan de hand van officiële legitimatiebewijzen; 
cliëntenonderzoek (vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbende (UBO) is, herkomst van gelden controleren, het doel van de transactie beoordelen en of er een extra risico is op witwassen of fraude)
controleren van sanctielijsten;
controleren van diverse registers, zoals de Basisregistratie Personen, het insolventieregister (CIR) en het centraal curatele en bewindsregister (CCBR).

Het Handelsregister controleren
In het Handelsregister kun je zien wie de bestuurders van de vennootschap zijn, of zij zelfstandig of gezamenlijk bevoegd zijn, en of er procuratiehouders of andere gemachtigden zijn die uit naam van de vennootschap overeenkomsten mogen sluiten. Ook eventuele beperkingen van bevoegdheden van procuratiehouders (gevolmachtigden) worden hierin opgenomen. Het is raadzaam om altijd het Handelsregister te controleren voordat je een samenwerking aangaat, een contract tekent of een offerte accepteert. Let daarbij op:

Wie zijn de bestuurders?
Is sprake van gezamenlijke vertegenwoordigingsbevoegdheid?
Zijn er beperkingen of aanvullende bepalingen?
Zijn er procuratiehouders aangesteld?

Voorkom problemen
Stel: je tekent een contract met iemand die beweert bestuurder te zijn van een BV. Later blijkt dat deze persoon helemaal niet bevoegd was om de vennootschap te vertegenwoordigen. Dan ben jij wél gebonden aan de overeenkomst, maar de vennootschap mogelijk níet. Die kan namelijk een beroep doen op het ontbreken van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Jij blijft dan mogelijk achter met een afspraak zonder tegenprestatie – met alle financiële gevolgen van dien. Een eenvoudige controle in het Handelsregister voorkomt dit soort situaties en verstevigt jouw juridische positie bij eventuele geschillen.

Vertrouwen is goed, verifiëren is beter
Je mag vertrouwen op de juistheid van de informatie die in het Handelsregister is opgenomen. Als blijkt dat de vennootschap, al dan niet bewust,  onjuiste informatie in het Handelsregister heeft laten inschrijven, en jij daarop hebt vertrouwd  – waardoor je een overeenkomst hebt gesloten met een onbevoegde vertegenwoordiger – dan is de vennootschap alsnog gebonden aan de gesloten overeenkomst. Dit onderstreept het belang van het checken van het Handelsregister – vóórdat je tekent.

Weet met wie je te maken hebt
Vertegenwoordigingsbevoegdheid is kortom een essentieel juridisch vangnet. De notaris zorgt voor een heldere inrichting van de statuten bij de oprichting van de vennootschap, en voor deugdelijke registratie bij de KvK. Maar als ondernemer draag je zelf de verantwoordelijkheid om alert te zijn bij het aangaan van zakelijke relaties en te controleren met wie je zaken doet. Een korte check vooraf in het Handelsregister kan veel juridische problemen achteraf voorkomen. Met andere woorden: weet met wie je te maken hebt!